BÀI 1: KỸ NĂNG BIÊN SOẠN BÁO CÁO THỐNG KÊ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH KINH TẾ-XÃ HỘI

1. Sự cần thiết phải nâng cao kỹ năng biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội

Mục đích của nghiên cứu thống kê là thu thập, xử lý, tổng hợp, phân tích các thông tin thống kê định lượng nhằm phát hiện bản chất, tính quy luật của hiện tượng và quá trình nghiên cứu. Thực hiện mục đích này, trong công tác chuyên môn, các cơ quan, tổ chức thống kê và những người làm thống kê sử dụng hệ thống phương pháp nghiệp vụ và sự thành thạo tay nghề để tiến hành nhiều hoạt động chuyên môn nghiệp vụ. Khởi đầu là xác định nhu cầu thông tin; tiếp đến là thu thập, xử lý, tổng hợp, phân tích, dự báo, công bố, phổ biến, lưu trữ thông tin thống kê và các hoạt động thống kê khác.

Kết quả cuối cùng của chuỗi các hoạt động nêu trên là “trình làng” các sản phẩm thông tin thống kê, trong đó có các sản phẩm phân tích thống kê. Đây không chỉ là một trong những sản phẩm cuối cùng, đầu ra cuối cùng; mà hơn thế, còn là sản phẩm chủ yếu, sản phẩm “tinh”, sản phẩm trí tuệ, có hàm lượng chất xám cao của các cơ quan, tổ chức thống kê quốc gia và quốc tế. Thực tế đã chứng minh rằng, nơi nào, thời kỳ nào, các cơ quan, tổ chức thống kê đẩy mạnh việc biên soạn và phổ biến các sản phẩm phân tích/báo cáo phân tích thống kê thì nơi đó, thời kỳ đó, vị thế của thống kê cũng được nâng lên tương ứng.

Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, thông tin thực sự trở thành sức mạnh của quyền lực và là yếu tố cấu thành lực lượng sản xuất xã hội; kinh tế chia sẻ lại đang hình thành, phát triển thì thông tin thống kê của chúng ta càng lên ngôi. Theo đó, báo cáo phân tích thống kê càng có vị trí quan trọng trong đời sống kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước và hội nhập quốc tế, đặc biệt là hội nhập quốc tế về thống kê.

Nhận thức rõ vai trò, vị trí và tầm quan trọng của báo cáo phân tích thống kê nên trong những năm vừa qua, Tổng cục Thống kê, Cục Thống kê, Chi cục Thống kê và Thống kê Bộ, ngành của nước ta đã biên soạn và phổ biến nhiều loại báo cáo phân tích thống kê khác nhau như: Báo cáo tình hình kinh tế – xã hội tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và cả năm (gọi chung là báo cáo tình hình kinh tế-xã hội hằng tháng); báo cáo phân tích động thái và thực trạng kinh tế – xã hội nhiều năm (5 năm, 10 năm); báo cáo phân tích kết quả các cuộc điều tra, tổng điều tra thống kê; báo cáo phân tích chuyên đề và các báo cáo phân tích thống kê khác.

Tầm quan trọng, kết cấu nội dung và quy trình biên soạn của mỗi báo cáo phân tích thống kê nêu trên có sự khác biệt nhất định. Do tính chất thường xuyên và đối tượng sử dụng rộng rãi của Báo cáo tình hình kinh tế-xã hội hằng tháng và Báo cáo phân tích động thái, thực trạng kinh tế-xã hội nhiều năm; đồng thời hai loại báo cáo này tương đồng về cách biên soạn nên dưới đây tập trung giới thiệu một số kỹ năng biên soạn các loại báo cáo dưới tên gọi chung là Báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội do Tổng cục Thống kê và Thống kê các địa phương tiến hành. Với mức độ nhất định, kỹ năng biên soạn giới thiệu ở đây cũng có thể áp dụng cho các báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế hoặc xã hội Bộ, ngành Trung ương; Sở, ngành cấp tỉnh và Phòng, ban cấp huyện.

Các báo cáo phân tích tình hình kinh tế-xã hội do Hệ thống thống kê tập trung từ Trung ương đến địa phương và Thống kê Bộ, ngành biên soạn, phổ biến từ lâu đã trở thành nguồn thông tin chính thống, có tính pháp lý cao, được nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước đánh giá cao, tin cậy sử dụng. Đây là một thành công và cũng là niềm tự hào của những người làm công tác thống kê đã kiên trì, thầm lặng, cần mẫn, chịu đựng nhiều gian truân trong những năm hành nghề vừa qua.

Bên cạnh những kết quả tích cực, vô cùng quan trọng đã đạt được, việc biên soạn báo cáo tình hình kinh tế-xã hội của Tổng cục Thống kê, Cục Thống kê, Chi cục Thống kê và Thống kê các Bộ, ngành vẫn còn một số hạn chế, bất cập, đó là:

(1) Số lượng, chủng loại báo cáo tuy đã tăng, nhưng chưa tương xứng với nguồn tài nguyên, tài sản thông tin thống kê phong phú, đa dạng mà chúng ta đã khổ công thu thập, xử lý, tổng hợp và đang nắm giữ.

(2) Chất lượng các báo cáo chưa được cải thiện đáng kể, không đồng đều và chưa ổn định. Một số báo cáo phân tích còn sơ sài, nặng về mô tả, thiếu những phân tích chuyên sâu mang “hương vị thống kê” và “thương hiệu thống kê”.

(3) Do số lượng và chất lượng còn hạn chế nên việc biên soạn và phổ biến các báo cáo nhìn chung chưa đáp ứng được yêu cầu và sự mong đợi của người dùng tin, trước hết là của lãnh đạo chủ chốt các cấp, các ngành.

Những bất cập trong biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, trong đó có những nguyên nhân cơ bản như sau: (i) Trước hết, chưa thật sự nhận thức đầy đủ về vị trí, tầm quan trọng của báo cáo này; một số cơ quan, tổ chức thống kê chưa coi việc tăng cường số lượng, nâng cao chất lượng báo cáo này là trách nhiệm, nghĩa vụ, thước đo trình độ, uy tín của mình; (ii) Mặt khác, do giới hạn về nguồn lực và các điều kiện khác nên trong những năm vừa qua ngành Thống kê nước ta chủ yếu tập trung đổi mới phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin; chưa đầu tư thích đáng cho việc phân tích thông tin thống kê đã thu thập, xử lý, tổng hợp được; (iii) Một nguyên nhân khác là, không ít người trong chúng ta chưa thành thạo công nghệ biên soạn báo cáo này; khi học thì không có giáo trình, tài liệu và môn học đào tạo riêng; khi ra làm thì không dành nhiều sự quan tâm và thời gian để tự đào tạo, tìm tòi, học hỏi nâng cao tay nghề.

Những phân tích trên cho thấy, để tăng cường số lượng và nâng cao chất lượng các báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội phải tiến hành nhiều giải pháp đồng bộ và hiệu quả, từ nhận thức đến tổ chức thực hiện; từ hoàn thiện lý luận nghiệp vụ đến nâng cao tính chuyên nghiệp. Trên ý nghĩa đó mà xét thì việc bồi dưỡng nâng cao kỹ năng biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội một cách thường xuyên cho đội ngũ những người làm công tác thống kê nói chung, đặc biệt là cho những người trực tiếp biên soạn các báo cáo này nói riêng là một trong những biện pháp quan trọng và thiết thực.

2. Một số kinh nghiệm biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội

Nói theo ngôn ngữ thống kê thì kỹ năng biên soạn báo cáo phân tích thống kê nói chung và báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội nói riêng là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp. Tuy nhiên, đây không phải là chỉ tiêu thống kê vì khó có thể đo, đếm lượng hóa. Có lẽ đây cũng là vấn đề hóc búa nên trên phương diện lý thuyết không thấy sách nào dạy cả. Khái niệm, định nghĩa, nội hàm, ngoại diên của thuật ngữ này đều còn bỏ trống.

Do vậy, dưới đây sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm tích cóp được, mô hình hóa thành quy trình tổng thể biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội với 8 vấn đề chính: (1) Xây dựng quy trình biên soạn báo cáo; (2) Xác định mục đích, yêu cầu và đối tượng sử dụng báo cáo; (3) Xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương báo cáo; (4) Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin; (5) Lựa chọn phương pháp phân tích; (6) Kỹ năng viết phần lời văn phân tích; (7) Kỹ năng biên soạn hệ thống bảng biểu số liệu trong báo cáo; (8) Công bố, phổ biến báo cáo và tiếp nhận thông tin đánh giá của người sử dụng.

2.1. Xây dựng quy trình biên soạn báo cáo

• Làm việc chuyên nghiệp là làm việc có quy trình và theo quy trình. Thống kê là môn khoa học; hoạt động thống kê là nghiệp vụ chuyên ngành sâu; báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội cũng như các sản phẩm thống kê khác là sản phẩm tập thể. Do đó phải có quy trình, xác định đầy đủ, chính xác trình tự những việc cần tiến hành để cùng nhau, hợp tác thực hiện; tạo thành một sản phẩm chung, thống nhất.
• Để quy trình đem lại hiệu quả tích cực như mong đợi, nâng cao tính chuyên nghiệp cho người sử dụng, nâng cao chất lượng cho sản phẩm áp dụng quy trình thì việc xây dựng quy trình cũng phải được tiến hành một cách chuyên nghiệp, bằng những nhà chuyên môn có tay nghề cao, thuần thục nghiệp vụ và am hiểu tận tường thực tiễn. Trong thực tế, không ít quy trình được xây dựng rồi bỏ đó, nhanh chóng bị lãng quên; thậm chí đưa vào vận hành còn làm phát sinh thêm tính thiếu chuyên nghiệp, nảy sinh sai sót, tiêu cực. Cần xây dựng quy trình biên soạn báo cáo phân tích, nhưng phải là quy trình chuẩn, đủ chi tiết, đủ rõ ràng để vận dụng thống nhất và hiệu quả. Tránh biên soạn báo cáo phân tích không có quy trình và không theo quy trình, nhưng cũng không xây dựng quy trình một cách hình thức, chiếu lệ, không thiết thực.
• Sự vật luôn vận động, biến đổi không ngừng nên không một quy trình nào xây dựng một lần là xong, là áp dụng vĩnh viễn cho một hoàn cảnh, mọi thời gian, mọi không gian. Trái lại, phải thường xuyên cập nhật, hoàn thiện, nhất là bổ sung hoàn thiện các quy trình con nhằm cụ thể hóa quy trình tổng thể. Quy trình con được xây dựng càng chi tiết, càng nhiều cấp thì việc vận dụng càng dễ dàng thuận tiện và hiệu quả càng cao.
• Xét một cách khái quát, quy trình biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội thường tiến hành theo trình tự 5 bước: (i) Xác định mục đích, yêu cầu và đối tượng sử dụng báo cáo; (ii) Xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương báo cáo; (iii) Thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ biên soạn báo cáo; (iv) Lựa chọn phương pháp phân tích; (v) Viết báo cáo phân tích. Dưới đây sẽ cụ thể hóa các bước biên soạn này.

2.2. Xác định mục đích, yêu cầu và đối tượng sử dụng báo cáo

• Khi tiến hành biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội, không ít người cho rằng việc biên soạn các báo cáo này đã quá quen thuộc, thậm chí đã rất nhuần nhuyễn đối với những người làm công tác thống kê nên thường bỏ qua bước xác định mục đích, yêu cầu của báo cáo sẽ tiến hành. Đây là “cái lỗi” đầu tiên của một số người được giao nhiệm vụ biên soạn báo cáo. Kinh nghiệm cho thấy, muốn có được một báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội chất lượng cao, chí ít cũng không tẻ nhạt thì phải xác định, quán triệt đầy đủ mục đích, yêu cầu để định hướng cho bản báo cáo, đặt ra mục tiêu chủ yếu mà báo cáo cần hướng tới, cần đạt được. Trong thời gian vừa qua, một số báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội của chúng ta cứ na ná giống nhau, thiếu trọng tâm, trọng điểm chính là do trước khi viết chưa đầu tư thích đáng cho việc xác định mục đích, yêu cầu của báo cáo sẽ tiến hành.
• Để xác định đúng mục đích và đáp ứng được yêu cầu đề ra cho một bản báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội cần phải căn cứ vào nhiều vấn đề liên quan. Trước hết, phải xem xét vấn đề kinh tế – xã hội tiến hành phân tích có những đặc điểm gì nổi bật. Trên cơ sở đó, tập trung thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho việc đánh giá, phân tích, nhằm làm rõ những đặc điểm tình hình đó. Mặt khác, phải nghiên cứu xem báo cáo lần này chủ yếu phục vụ đối tượng nào. Ngay trong báo cáo tình hình kinh tế – xã hội định kỳ hằng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng và cả năm nhiều người cho rằng đối tượng sử dụng hầu như không thay đổi giữa các kỳ, nhưng thật ra vẫn có sự khác biệt. Đơn cử, có tháng báo cáo chủ yếu phục vụ Đại hội các cấp uỷ Đảng, bầu cử Hội đồng nhân dân, bầu cử Quốc hội, bầu cử các cơ quan Nhà nước và chính quyền các cấp; nhưng cũng có tháng chủ yếu phục vụ đánh giá tình hình hoàn thành kế hoạch hoặc phục vụ các cấp, các ngành tìm biện pháp phát huy kết quả tích cực đã đạt được hay khắc phục một vấn đề kinh tế – xã hội đang nổi cộm, đang tồn tại nhiều hạn chế, bất cập nào đó.
• Báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội là hàng hiệu của ngành Thống kê, ngày càng được nhiều đối tượng quan tâm sử dụng. Do vậy, cùng với việc tập trung phục vụ tốt nhóm đối tượng chủ yếu của mỗi báo cáo, tạo thành điểm nhấn khác biệt và mới mẻ, còn cần phải duy trì các nội dung thường xuyên, cốt lõi nhằm đảm bảo nhu cầu ổn định của các đối tượng sử dụng truyền thống. Đồng thời, trong điều kiện có thể, cố gắng bổ sung thêm những nội dung mới, hướng tới các đối tượng sử dụng tiềm năng. Trên cơ sở đó củng cố, quảng bá và phát triển thương hiệu thống kê nói chung và báo cáo thống kê nói riêng.

2.3. Xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương báo cáo

• Nếu như xác định mục đích, yêu cầu là đưa ra mục tiêu báo cáo cần đạt tới thì việc xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương là bước tiếp theo, cụ thể hóa các vấn đề cần đề cập cũng như lộ trình đi tới mục tiêu đó. Mặt khác, việc xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương còn nhằm tạo ra một cái cốt kết cấu hợp lý cho bài viết, tránh sự dàn trải, thiếu trọng tâm hoặc mất cân đối giữa các phần, các mục.
• Một trong những yếu tố quyết định một bài viết hay, có kết cấu chặt chẽ là người viết phải trăn trở và phải “tấn công não” ngay trong bước xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương này. Kết cấu nội dung và đề cương được xây dựng càng chi tiết, công phu bao nhiêu thì bài viết càng trôi chảy và chặt chẽ bấy nhiêu. Không thể có một sản phẩm phân tích tốt nếu như người viết không xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương trước hoặc chỉ xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương một cách chung chung, khi viết đơn thuần dựa vào sự ngẫu hứng của mình, nghĩ sao viết vậy, nghĩ đến đâu viết đến đó.
• Tuy nhiên, kết cấu nội dung và đề cương cho dù được xác định, xây dựng công phu đến đâu thì cũng chưa phải đã hoàn hảo. Trong các bước tiếp theo có thể và cần phải hoàn chỉnh thêm. Ngay trong khi viết mặc dù phải bám sát kết cấu nội dung và đề cương đã xây dựng, nhưng nếu phát hiện được những vấn đề mới, những ý tưởng hay thì cần bổ sung ngay vào bài viết. Những phát hiện xuất thần và thăng hoa này nhiều khi rất có giá trị và là cái nôi sản sinh ra hầu hết các tác phẩm để đời, chí ít cũng tạo ra được những tác phẩm tâm đắc.
• Có nhiều căn cứ để xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương. Trước hết, phải căn cứ vào mục đích, yêu cầu và trọng tâm đã đặt ra. Mặt khác, phải căn cứ vào số lượng cũng như chất lượng thông tin có thể thu thập, xử lý, tổng hợp được. Nếu việc xác định nội dung và xây dựng đề cương không dựa trên cơ sở thông tin thống kê hiện có thì bài viết rất dễ chung chung, nặng về định tính, thiếu định lượng thống kê. Ngoài ra, khi xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương còn phải tính đến quy mô bài viết, thời gian vật chất cũng như các điều kiện khác cho phép. Cần khắc phục tình trạng viết “vo” không có đề cương, nhưng đồng thời cũng chống tư tưởng xác định kết cấu nội dung và xây dựng đề cương bài viết vượt quá khả năng về thông tin và các nguồn lực biên soạn báo cáo.
• Kết cấu nội dung và đề cương báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội có sự khác biệt nhất định giữa các lần biên soạn, nhưng xét về tổng thể thường bao gồm các vấn đề chủ yếu sau đây:

– Bối cảnh, đặc điểm tình hình và phương hướng, nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội đề ra trong kỳ:

+ Tình hình trong nước

+ Tình hình quốc tế

+ Phương hướng, nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội đề ra

– Tình hình kinh tế

+ Kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp (Tốc độ tăng trưởng kinh tế, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, hoạt động tài chính, tiền tệ, tín dụng và ngân sách Nhà nước; hiệu quả kinh tế; các cân đối chủ yếu của nền kinh tế; quy mô và sức cạnh tranh của nền kinh tế…).

+ Các ngành, lĩnh vực kinh tế then chốt (Sản xuất nông, lâm nghiệp và thủy sản; sản xuất công nghiệp, vốn đầu tư và xây dựng; thương mại, dịch vụ và giá cả…).

 – Các vấn đề xã hội và môi trường

• Dân số, lao động và việc làm
• Giáo dục, đào tạo và khoa học công nghệ
• Văn hóa, thông tin và thể dục, thể thao
• Trật tự, an toàn xã hội
• Y tế và chăm sóc sức khỏe cộng đồng
• Đời sống dân cư
• Khí hậu và môi trường
• Kết luận và kiến nghị
• Khái quát những nét lớn, bao gồm cả kết quả đạt được và hạn chế, bất cập
• Dự báo triển vọng tình hình theo các chỉ tiêu chủ yếu
• Đưa ra một số giải pháp phát huy kết quả đạt được, khắc phục hạn chế, bất cập.

(6) Khi vận dụng lược đồ tổng thể kết cấu nội dung và đề cương báo cáo phân tích nêu trên cần chú ý:

• Đề cương càng chi tiết, khi viết càng dễ dàng, thuận lợi. Mỗi vấn đề phải được cụ thể hóa, chi tiết hóa bằng các chỉ tiêu thống kê định lượng.
• Đối với báo cáo thống kê phân tích động thái và thực trạng kinh tế-xã hội nhiều năm cần bổ sung thêm phần tổng quan, tức là báo cáo có 5 phần, thay vì 4 phần như lược đồ nêu trên. Cụ thể gồm: Bối cảnh, đặc điểm tình hình và phương hướng nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội trong kỳ; Tổng quan động thái và thực trạng kinh tế-xã hội; Tình hình kinh tế; Các vấn đề xã hội và môi trường; Kết luận và kiến nghị.
• Đối với báo cáo phân tích có niên độ ngắn như báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội hằng tháng thì tập trung vào 2 phần: Tình hình kinh tế; Các vấn đề xã hội và môi trường. Các phần bối cảnh, đặc điểm tình hình và phương hướng, nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội trong kỳ; Kết luận và kiến nghị không nên đặt thành các phần, các mục, chỉ nên tóm tắt dưới dạng mở đầu, kết thúc bản bảo cáo phân tích.
• Lược đồ chung nêu trên là kết cấu nội dung của báo cáo phân tích tổng hợp, bao gồm đầy đủ các ngành, lĩnh vực kinh tế-xã hội. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng là người biên soạn báo cáo tổng hợp chung. Trái lại, phần lớn trong số chúng ta lại là người chỉ thực hiện một hoặc một số phần nào đó theo ngành, lĩnh vực cụ thể. Trong trường hợp này, đề cương báo cáo nên trình bày theo kết cấu 3 phần, bao gồm: Bối cảnh, đặc điểm tình hình và phương hướng, nhiệm phát triển của ngành, lĩnh vực trong kỳ; Tình hình thực hiện trong kỳ với những kết quả đạt được và hạn chế, bất cập; Kết luận và kiến nghị.

2.4. Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin

(1) Mọi quá trình nghiên cứu bao giờ cũng bắt đầu tự sự kiện. Sự kiện là xuất phát điểm, là căn cứ, là nguyên liệu của quá trình nghiên cứu. Đối với nghiên cứu thống kê, sự kiện chính là thông tin thống kê. Không ít người nghĩ, thống kê luôn có sẵn số liệu, cần là có ngay và đáp ứng được ngay. Quan niệm đó không phù hợp với nghiệp vụ thống kê. Thông tin thống kê là sản phẩm có giá thành cao, không thể sản xuất khi không có hoặc chưa biết chắc chắn sẽ có nhu cầu. Do vậy, khi tiến hành biên soạn báo cáo phân tích thống kê phải tiến hành thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin thống kê. Đây là bước không thể thiếu trong quy trình nghiên cứu thống kê nói chung và biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội nói riêng.

(2) Thông tin thống kê bao gồm số liệu và bản phân tích các số liệu đó. Do vậy, thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin thống kê phải tiến hành đồng thời cả phần số liệu và phần lời văn phân tích. Trong những năm vừa qua, phân tích thống kê còn có những hạn chế, một phần do chúng ta chưa quan tâm đúng mức tới thu thập, tổng hợp phần tình hình thể hiện dưới dạng lời văn nên chưa có được thông tin thống kê theo nghĩa đầy đủ, trọn vẹn với hai bộ phận hợp thành: Số liệu và lời văn phản ánh tình hình.

(3) Việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin thống kê phục vụ biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội phải được tiến hành một cách khoa học và hiệu quả như sau:

• Trước hết phải căn cứ vào mục đích, yêu cầu cũng như kết cấu nội dung và đề cương của báo cáo đã được xây dựng. Sao cho thông tin thu thập, xử lý, tổng hợp không quá thiếu hụt, nhưng cũng không quá dư thừa, gây lãng phí.
• Cùng với việc sử dụng triệt để những thông tin đã có sẵn, đã cập nhật thường xuyên, phải khai thác thêm thông tin từ hồ sơ hành chính và các nguồn thông tin khác ngoài ngành Thống kê. Tuy nhiên, khi sử dụng thông tin của các ngành khác cần cân nhắc, chọn lọc. Trong trường hợp cần thiết phải xử lý, tổng hợp lại theo các phương pháp thống kê; đồng thời phải chịu trách nhiệm về tính khách quan, trung thực, chính xác và tính pháp lý của những thông tin này.
• Thống kê nghiên cứu hiện tượng số lớn, nhưng không vì thế mà khi thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin chỉ quan tâm đến diện. Trái lại, phải chú ý đến cả điểm. Có những hiện tượng mới phát sinh tuy chưa đại trà, chưa phải là số lớn, nhưng có thể lại đại diện của tương lai nên khi đưa vào bản phân tích sẽ làm sáng lên vấn đề, giống như nốt nhấn trong bản nhạc. Những thông tin này được coi là “của độc”, cần lục tìm cho ra, cho được. Tìm tòi công phu nhất là ở điểm này. Thợ viết tay nghề cao thấp cũng được thể hiện qua lăng kính này.
• Trong khâu xử lý, tổng hợp thông tin phải xem xét kỹ lưỡng số liệu đã thu thập được, loại bỏ những thông tin không phù hợp, không phản ánh đúng bản chất, tình hình kinh tế-xã hội trong kỳ. Việc tổng hợp số liệu, khó nhất và quan trọng nhất là thiết kế bảng biểu số liệu, xác định chủ từ, tân từ của mỗi bảng biểu, đặc biệt là lựa chọn tiêu thức phân tổ thống kê và xác định khoảng cách tổ. Hệ thống thông tin được xử lý, tổng hợp đúng phương pháp, đầy đủ, chính xác sẽ là cơ sở quan trọng, hơn thế còn chỉ ra, mở đường dẫn lối để có một bài viết hay, một báo cáo phân tích tốt.

2.5. Lựa chọn phương pháp phân tích

(1) Biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội là nghiệp vụ tổng hợp và chuyên sâu, đòi hỏi công nghệ cao. Lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp là một trong những công việc có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao giá trị thông tin thống kê thu thập, xử lý, tổng hợp được; theo đó, quyết định chất lượng của báo cáo. Do vậy, ngoài việc thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin theo các phương pháp khoa học, còn phải biết lựa chọn và sử dụng có hiệu quả các phương pháp phân tích.

(2) Có nhiều căn cứ để lựa chọn phương pháp phân tích, trong đó có những căn cứ quan trọng sau đây:

• Phải căn cứ vào đối tượng phân tích vì các hiện tượng khác nhau đòi hỏi phải sử dụng phương pháp phân tích khác nhau. Phương pháp phân tích các vấn đề xã hội có thể không hoàn toàn giống phương pháp phân tích các vấn đề kinh tế. Ngay trong các nội dung kinh tế hoặc trong các vấn đề xã hội thì việc sử dụng phương pháp cho từng nội dung cũng có những khác biệt nhất định.
• Phải căn cứ vào đối tượng sử dụng sản phẩm phân tích vì các đối tượng khác nhau thì yêu cầu đối với bản phân tích cũng khác nhau và trình độ của họ cũng không đồng đều như nhau. Để phù hợp với đối tượng sử dụng, tuyệt đối không đưa vào bản phân tích các công thức tính toán, nhất là những công thức tính toán phức tạp.
• Phải căn cứ vào số lượng và chất lượng thông tin thu thập, xử lý, tổng hợp được vì đặc điểm của các phương pháp phân tích thống kê là sử dụng rất nhiều số liệu và mỗi phương pháp lại “kén chọn” một loại số liệu riêng. Có loại số liệu phù hợp với phương pháp phân tích này mà không phù hợp với phương pháp phân tích kia và ngược lại.
• Ngoài ra, khi lựa chọn phương pháp phân tích còn phải căn cứ vào các điều kiện khác như: Thời gian tiến hành, kinh phí được sử dụng, trình độ những người tham gia phân tích và các yếu tố liên quan khác. Thí dụ, các báo cáo phân tích tình hình kinh tế – xã hội hằng tháng thường tiến hành với thời gian rất ngắn, rất khẩn trương, không cho phép sử dụng các phương pháp phức tạp, tốn nhiều thời gian, huy động nhiều người tham gia thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin.

(3) Thống kê học đã cung cấp hàng loạt phương pháp phân tích thống kê. Xét theo công dụng, có thể chia thành 3 nhóm phương pháp dưới đây:

• Phương pháp mô tả, là phương pháp giúp chúng ta trả lời câu hỏi hiện tượng diễn ra với quy mô, tốc độ như thế nào. Đây là nhóm các phương pháp trình bày thông tin thống kê bằng việc tính toán số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân, số trung vị, mốt, phương sai, độ lệch tiêu chuẩn; lập các dãy số biến động thời gian, các bảng thống kê, đồ thị thống kê và quan trọng nhất là phương pháp phân tổ thống kê. Trong phân tích thống kê, phân tổ được coi là phương pháp cơ bản vì đây còn là cơ sở để vận dụng các phương pháp phân tích khác.
• Phương pháp so sánh, là phương pháp giúp ta đánh giá mức độ lớn nhỏ, hơn kém, cao thấp của các hiện tượng nghiên cứu, bao gồm các phương pháp chủ yếu như: Tính toán số tương đối kết cấu, lập bảng cơ cấu, đồ thị và biểu đồ cơ cấu, biểu đồ cân đối, đặc biệt là phương pháp chỉ số. Các phương pháp này thường được sử dụng để so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu kế hoạch; so sánh mức độ của cùng một hiện tượng trong không gian hoặc thời gian khác nhau; so sánh từng bộ phận với tổng thể và giữa các bộ phận trong cùng một tổng thể với nhau; so sánh giữa các chỉ tiêu của các hiện tượng khác nhau nhưng có liên quan với nhau (Thí dụ, tăng dân số với sản xuất lương thực; tăng phương tiện vận tải với tai nạn giao thông…). Khi sử dụng các phương pháp so sánh cần chú ý tính chất có thể so sánh được của các thông tin thống kê, đó là: Phải cùng nội dung, cùng phương pháp tính, cùng độ dài thời gian, cùng phạm vi không gian (Thí dụ, so sánh mức độ sản xuất theo tháng với số ngày làm việc nhiều ít khác nhau phải tính theo mức sản xuất bình quân mỗi ngày).
• Phương pháp phân tích nguyên nhân, là phương pháp giúp trả lời câu hỏi vì sao hiện tượng lại diễn ra hoặc có khả năng diễn ra như vậy. Nhóm phương pháp này cũng bao gồm nhiều phương pháp như: Phương pháp lập bảng số, phương pháp cân đối, nhưng thường dùng nhất là phương pháp chỉ số và phương pháp tương quan hồi quy.

(4) Trong quá trình biên soạn báo cáo, ngoài sử dụng các phương pháp nêu trên, còn phải chú ý vận dụng các phương pháp dự báo thống kê như: Dự báo thống kê dựa vào lượng tăng tuyệt đối bình quân, dự báo thống kê dựa vào tốc độ phát triển bình quân; dự báo thống kê dựa vào phương trình hồi quy; dự báo thống kê bằng phương pháp san bằng mũ; dự báo thống kê bằng phương pháp số bình quân trượt; dự báo thống kê bằng phương pháp số bình quân di động; dự báo thống kê bằng phương pháp chuyên gia và các phương pháp dự báo thống kê khác.

2.6. Kỹ năng viết phần lời văn phân tích trong báo cáo

(1) Đây là bước rất quan trọng trong quy trình biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội, nhưng lại là một trong những bước khó nhất, gian nan nhất, cần tính chuyên nghiệp cao nhất, kỹ năng hoàn hảo nhất. Hành trang khởi động của bước viết phần lời văn phân tích báo cáo này bao gồm nhiều mặt, trong đó có những yêu cầu đặt ra đối với người cầm bút, đó là:

• Người viết phải có thực lực nhất định về chuyên môn nghiệp vụ thống kê, nếu không muốn nói là phải nhuần nhuyễn về chuyên ngành Thống kê. Theo đó, người viết phải nắm chắc được nội hàm, ngoại diên, các nhân tố cấu thành, phương pháp tính, phạm vi áp dụng, ưu nhược điểm của chỉ tiêu thống kê sẽ sử dụng trong báo cáo phân tích. Yêu cầu này đòi hỏi người cầm bút phải không ngừng tích lũy, cập nhật kiến thức; phải học hỏi, đọc, viết nhiều và rất nhiều. Những người học chuyên ngành thống kê phải rèn luyện thêm, những người không học chuyên ngành thống kê càng phải học hỏi, tự đào tạo.
• Người viết phải tập thể dục trí não, nghiên cứu kỹ, nắm vững bản chất kinh tế-xã hội, mức độ đầy đủ, tính chính xác, độ tin cậy, đặc điểm không gian, thời gian và các vấn đề khác liên quan đến thông tin thống kê đưa ra phân tích, đưa vào báo cáo phân tích. Có như vậy, người viết mới lục tìm được, mới phát hiện ra ý hay lời đẹp, mới làm cho con số biết nói, mới sử dụng thông tin một cách đúng chỗ, đúng cách, mới thuyết phục được người đọc.
• Do viết báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội phải tiếp cận với khối lượng lớn số liệu khô khan, khuyến khích bằng vật chất thiếu, khuyến khích bằng tinh thần cũng yếu nên khi bắt tay vào viết, người viết thường rơi vào trạng thái đơn điệu, buồn tẻ, chỉ tiến hành theo nghĩa vụ, theo bổn phận và thói quen nghề nghiệp nên rất khó có được bài viết như ý người viết, vừa ý người đọc. Để ra khỏi tình trạng này, trước khi viết, người viết phải tìm cho ra niềm vui của công việc, chủ động gây hứng thú, chí ít là cũng không chán.

(2) Thông thường trong các bài viết nói chung và trong báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội nói riêng thì trăn trở nhất, mất công tìm câu chữ, ý tứ nhất là phần mở đầu, thậm chí ngay câu mở đầu. Vượt qua cửa ải này, “đầu xuôi thì đuôi lọt”. Để không lâm vào thế bí ngay khi cầm bút, phần này nên bắt đầu bằng việc phân tích, đánh giá khái quát bối cảnh, đặc điểm tình hình kinh tế-xã hội trong nước và quốc tế diễn ra đầu kỳ và những biến động lớn trong kỳ. Tuy nhiên, không xem xét, liệt kê toàn bộ bối cảnh và đặc điểm tình hình, mà chỉ đề cập các yếu tố thời cơ và thuận lợi, khó khăn và thách thức tác động trực tiếp đến tình hình kinh tế-xã hội trong kỳ. Sau đó, nêu mục tiêu, kế hoạch đề ra cho kỳ nghiên cứu (nếu có); rồi chuyển qua phần chính là đánh giá kết quả thực hiện. Phần mở đầu không nên viết quá ngắn 5-7 dòng, nhưng cũng không nên viết quá dài làm loãng vấn đề.

(3) Viết phân tích, đánh giá kết quả thực hiện trong kỳ được tiến hành theo Đề cương chi tiết đã xây dựng. Mỗi báo cáo phân tích thống kê có cách diễn đạt lời văn riêng phù hợp với từng chủ đề, nhưng yêu cầu phải có chiều sâu, phản ánh được những vấn đề cốt lõi của tình hình, không sa vào kể lể số liệu. Đây là thách thức lớn đối với không ít người cầm bút, nhưng không thể không làm và cũng không phải là không làm được. Phân tích sâu đòi hỏi không dừng ở việc mô tả tình hình; mà hơn thế, phải đánh giá, nhận định, bình luận động thái và thực trạng tình hình; đồng thời phải chỉ rõ những nguyên nhân chủ yếu dẫn tới tình hình đó. Để đạt được yêu cầu này, kỹ năng phân tích phải theo trình tự liên hoàn sau:

• Mô tả thực trạng diễn biến của tình hình kinh tế – xã hội trên địa bàn hoặc trên phạm vi quốc gia, vùng lãnh thổ, khu vực và thế giới tại thời điểm hoặc trong khoảng thời gian nghiên cứu nhằm giúp người đọc có được bức tranh chung về tình hình. Việc mô tả thực trạng và diễn biến tình hình phải thể hiện bằng các chỉ tiêu định lượng, phản ánh trung thực, khách quan quy mô, tốc độ, cơ cấu, hiệu quả và các đặc trưng khác của tình hình kinh tế – xã hội đang đánh giá, phân tích. Các chỉ tiêu, các số liệu phản ánh tình hình cần đối chiếu, so sánh với mục tiêu, kế hoạch đề ra; với thời kỳ trước và với các địa bàn, địa phương khác, quốc gia khác.
• Đánh giá, nhận định về thực trạng, diễn biến như vậy là tốt hay xấu, tích cực hay tiêu cực, đúng hướng hay trệch hướng. Đây là chỗ khó khăn nhất, gai góc nhất vì “cái tốt thường phô ra, xấu xa thường bị đậy chặt” và nhiều khi “cái duyên lại lặn vào trong”. Để phán xét chính xác, “tâm phục, khẩu phục”, không chỉ vững vàng về nghiệp vụ thống kê; mà còn phải có kiến thức kinh tế, am hiểu xã hội cũng như kiến thức sâu về các chuyên ngành khác. Những nhận định, đánh giá phải chứng minh bằng số liệu cụ thể. Các số liệu này trước hết được chiết xuất từ phần hệ thống bảng biểu số liệu trình bày ở phần sau của báo cáo phân tích. Mặt khác, còn phải thu thập, bổ sung thêm số liệu từ các nguồn khác. Trong phần đánh giá, nhận định phải đặc biệt chú ý những nhân tố mới xuất hiện và những biểu hiện, những xu hướng khác thường, bao gồm cả xu hướng tích cực và xu hướng tiêu cực. Đây chính là một trong những cơ sở để dự báo triển vọng của tình hình trong các giai đoạn tiếp theo.
• Chỉ ra nguyên nhân dẫn đến tình hình tốt, xấu nêu trên. Khi phân tích nguyên nhân cần chống khuynh hướng nếu tình hình tốt thì chỉ nêu nguyên nhân thuận lợi và do nỗ lực chủ quan; nhưng khi tình hình xấu thì lại chỉ đưa ra những nguyên nhân khách quan tác động tiêu cực đến tình hình. Cách phân tích nguyên nhân như vậy ít thuyết phục vì tình hình kinh tế – xã hội thường chịu tác động đồng thời của nhiều loại nguyên nhân, khách quan có, chủ quan có, tích cực có, tiêu cực có. Lưu ý rằng, các nguyên nhân đưa ra phân tích ở các mục, các phần không chỉ nhằm lý giải tại sao tình hình lại như vậy, mà còn là cơ sở để đưa ra các giải pháp trong phần kiến nghị của báo cáo phân tích. Đây chính là logic của bài viết.

• Một số người khi viết báo cáo phân tích thường gặp trường hợp là, viết được một vài đoạn thì hết vốn, nghĩ mãi không viết thêm được. Để có được độ dài cần thiết hoặc đủ số trang được giao buộc phải diễn đạt loanh quanh, vòng vèo, toàn chữ là chữ, không thấy số liệu phân tích đâu cả. Để khắc phục tình trạng này cần nâng cao kỹ năng phân tích theo chiều rộng, kết hợp chặt chẽ phân tích theo chiều sâu với phân tích theo chiều rộng, cụ thể như sau:
• Để phát triển bài phân tích có thể tiếp cận theo thời gian. Trước hết, phân chia kỳ nghiên cứu thành nhiều khoảng thời gian ngắn như tuần, tháng, quý hoặc năm. Nếu thời kỳ tương đối dài thì phân chia thành 5 năm, 10 năm hoặc khoảng cách có số năm lớn hơn. Trên cơ sở phân chia này, tiến hành tính toán, tổng hợp dãy số biến động theo thời gian với các khoảng thời gian đã xác định. Các số liệu trong dãy số cho phép chúng ta dễ dàng phân tích diễn biến tình hình kinh tế – xã hội trong kỳ qua thời gian. Ngoài ra, các số liệu phản ánh tình hình trong kỳ, còn có thể mở rộng phân tích nếu đem so sánh với kỳ trước hoặc một số kỳ trước; hoặc so sánh với mục tiêu kế hoạch, chiến lược xây dựng ban đầu.
• Cũng có thể phát triển bài phân tích bằng cách tiếp cận theo không gian. Đây là cách phân tích cho hiệu quả cao và cũng có nhiều lối mở. Có thể so sánh tình hình cả nước với các nước khác hoặc với toàn thế giới, châu lục hoặc khu vực bao gồm nhiều quốc gia; so sánh địa bàn địa phương với cả nước, với toàn vùng hoặc với địa bàn địa phương tương ứng. Trong phân tích theo không gian, có một cách dễ làm là phân tích theo cấp hành chính và theo vùng. Hiện nay, nước ta có 4 cấp hành chính (Trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã) và các vùng. Theo đó, ta có 5 cấp độ phân tích: Cấp I: Cả nước; Cấp II: Vùng; Cấp III: Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Cấp IV: Huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Cấp V: Xã, phường, thị trấn.
• Ngoài ra, còn có thể phân tích theo chiều dọc, đi từ khái quát đến chi tiết, từ ít chi tiếp đến các cấp độ chi tiết hơn. Đơn cử, phân tích tốc độ tăng trưởng theo GDP, ngoài chỉ tiêu chung, có thể phân tích theo 3 khu vực. Trong mỗi khu vực lại tiếp tục phân tích các ngành, lĩnh vực cấu thành, đặc biệt là những ngành, lĩnh vực chiếm tỷ trọng cao, có ảnh hưởng lớn đến thúc đẩy tăng trưởng. Phân tích cán cân thương mại, có thể đi từ tổng mức đến các ngành hàng, nhóm hàng, thậm chí đến một số loại hàng hóa chủ yếu. Có điều lưu ý là phải lựa chọn kỹ lưỡng, tránh sa vào kể lể theo tầng tầng, lớp lớp, bài viết tuy dài nhưng nội dung lại nghèo nàn.
• Phân tích còn có thể mở rộng bằng cách tiếp cận theo chiều ngang, trên cơ sở phân tích mối quan hệ giữa chỉ tiêu đang quan sát với các chỉ tiêu kinh tế-xã hội khác có liên quan. Chẳng hạn, từ chỉ tiêu GDP có thể tính toán GDP bình quân đầu người, năng suất lao động xã hội, tỷ lệ vốn đầu tư toàn xã hội so với GDP, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư (ICOR), chỉ số phát triển con người (HDI), độ mở của nền kinh tế, tỷ lệ huy động ngân sách Nhà nước, tỷ lệ nợ quốc gia, tỷ lệ nợ Chính phủ, tỷ lệ nợ nước ngoài của quốc gia, tỷ lệ nợ nước ngoài của Chính phủ và nhiều chỉ tiêu kinh tế-xã hội quan trọng khác liên quan đến GDP.
• Báo cáo phân tích của chúng ta là báo cáo phân tích thống kê, mang thương hiệu thống kê nên không được viết “chay” mà phải “nói có sách, mách có chứng”. Mỗi vấn đề đánh giá, nhận định nhất thiết phải có số liệu dẫn chứng. Tuyệt đối không được viết khi chưa có số liệu hoặc không dựa vào số liệu. Phân tích qua số liệu và bằng số liệu là thế mạnh của thống kê. Bỏ qua số liệu, bỏ qua phân tích định lượng tức là chúng ta tự bỏ vũ khí sắc bén vốn có của mình. Trong quá trình phân tích, đánh giá, nhận định nếu nêu được những vấn đề mới, có tính phát hiện thì rất tốt; bằng không, có thể kế thừa những nhận định, đánh giá của lãnh đạo các cấp, các ngành, nhưng có một điều không quên là phải dùng số liệu để minh hoạ cho những đánh giá và nhận định ấy. Nếu làm được như vậy thì dù nhận định, đánh giá không có gì mới nhưng bài viết của chúng ta vẫn có giá trị vượt trội. Tuy nhiên, phải sử dụng số liệu hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả; đồng thời không được lạm dụng số liệu. Tránh tình trạng trong bản phân tích cứ lần lượt “diễn nôm” số liệu đã có ở phần hệ thống các bảng biểu số liệu phía sau.
• Xen kẽ các đoạn lời văn phân tích nên bố trí các bảng số liệu. Đây là một trong những lợi thế và cũng là vẻ đẹp của phân tích thống kê. Các bảng số liệu trong phần lời văn phân tích thông thường sử dụng trong các trường hợp sau: (i) Minh hoạ cho những phân tích, đánh giá, nhận xét ở phía trên hoặc dùng để khái quát lại những số liệu quan trọng, chốt lại vấn đề; (ii) Trình bày kết quả tính toán được từ việc vận dụng các công thức, các phương pháp phân tích; (iii) Mô tả động thái, thực trạng và xu hướng phát triển của nhiều hiện tượng hoặc quá trình kinh tế – xã hội tương tự nhau thay cho diễn đạt lặp đi, lặp lại bằng lời văn. Để bảng số liệu xen kẽ các đoạn phân tích bằng lời văn hợp lý, hiệu quả, cần tránh sử dụng liên tục các bảng biểu này, chỉ nên 2-3 trang lời văn mới xen vào một bảng số liệu. Mặt khác, dạng bảng cần thiết kế khác nhau để tránh đơn điệu, nhàm chán, đặc biệt là không nên quá lớn chiếm nửa trang hoặc cả trang. Thông thường, phần tân từ các bảng số liệu này không thiết kế quá 5 cột và phần diễn giải chi tiết cột chủ từ không vượt quá 10 dòng. Ngoài ra, khi sử dụng các bảng số liệu phải tính toán kỹ vị trí bố trí để biểu số liệu không bị chia tách ở 2 trang của báo cáo.
• Cùng với việc sử dụng các bảng số liệu, trong phần lời văn phân tích của báo cáo có thể và cần phải dành phần thích đáng cho các biểu đồ, đồ thị thống kê. Đây là phương pháp trình bày thông tin thống kê trên cơ sở sử dụng kết hợp giữa thông tin với hình vẽ, đường nét, màu sắc và mỹ thuật giúp người đọc nhận thức dễ dàng, nhanh chóng những nét khái quát về đặc điểm cơ bản của tình hình kinh tế – xã hội đề cập trong báo cáo. Các biểu đồ, đồ thị thống kê bao gồm nhiều loại, nhưng thông dụng nhất là các dạng: Đồ thị đường gấp khúc, đồ thị hình cột, đồ thị diện tích, đồ thị hình mạng nhện, biểu đồ tượng hình, biểu đồ cành lá, bản đồ thống kê. Tuỳ theo hiện tượng và quá trình kinh tế – xã hội mà sử dụng loại đồ thị nào cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, cũng giống như bảng số liệu, không nên lạm dụng đưa quá nhiều biểu đồ, đồ thị hoặc sử dụng liên tục các dạng biểu đồ, đồ thị giống nhau trong một báo cáo phân tích. Mặt khác, cần hạn chế sử dụng đồng thời cả bảng số liệu và đồ thị trong một trang.
• Trong bài viết, cần bảo đảm độ dài ngắn của các phần hài hoà cân đối với nhau theo một quan hệ tỷ lệ nào đó. Cần chọn từ ngữ diễn đạt cho chuẩn, cho đắt và đặc biệt là phải rõ ràng, giữ gìn sự trong sáng và vẻ đẹp của tiếng Việt. Tránh tình trạng sử dụng câu từ hiểu thế nào cũng được. Không sử dụng văn nói, nhất là nói tắt, nói gộp trong bài viết. Câu nên ngắn và đủ ý. Xuống dòng phải tính toán sao cho hợp lý. Không nên đoạn để quá dài nửa trang hoặc cả trang, nhưng có đoạn chỉ một vài dòng. Phải sử dụng đúng và hợp lý dấu phẩy, chấm phẩy, hai chấm, chấm câu, chấm xuống dòng. Ngoài ra, còn phải nâng cao kỹ xảo sử dụng các cụm từ và liên từ “không những …; mà còn…”; “một phần do …; mặt khác do …”; “tuy nhiên”; “mặc dù”; “đồng thời”… Đây chính là những mối liên kết của bài viết.
• Sản phẩm thông tin thống kê nói chung và báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội nói riêng hầu hết là công trình tập thể. Ngay trong phần lời văn phân tích của mỗi báo cáo cũng do nhiều bàn tay “nhào nặn”, nhiều khối óc “thổi hồn”. Một khi tính thống nhất và cân đối giữa các phần, các mục, các đoạn được thực hiện thì việc tổng hợp báo cáo chung trở nên dễ dàng, thuận tiện. Số liệu sử dụng giữa các phần, các mục về một nội dung nào đó cũng phải thống nhất, tránh mâu thuẫn. Khi sử dụng số liệu chung nguồn, chung biểu phải chia sẻ “nhường” nhau và đặc biệt là không “lấn sân” nhau để tránh trùng lặp. Việc sử dụng bảng biểu số liệu, đồ thị xen kẽ cũng phải phối hợp sao cho mật độ không quá dày, loại hình không đơn điệu. Có như vậy, các “mảnh vải đẹp” mới cho ra được “bộ quần áo đẹp”; bằng không chỉ là sự ghép nối, cắt dán, cho ra bộ quần áo vá.
• Phần kết luận có vị trí đặc biệt quan trọng, để lại dấu ấn cho người đọc. Do đó phải có tính khái quát cao, tập trung vào các vấn đề trọng tâm: (i) Tóm tắt những nét lớn, bao trùm về động thái và thực trạng tình hình kinh tế-xã hội trong kỳ bằng các chỉ tiêu thống kê định lượng, phản ánh kết quả đạt được cũng như những hạn chết, bất cập cần khắc phục; (ii) Đánh giá, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu kế hoạch hoặc với các kỳ trước, nền kinh tế khác; (iii) Dự báo triển vọng và xu hướng phát triển của tình hình bằng việc đưa ra các phương án cụ thể với các chỉ tiêu định lượng; (iv) Đưa ra hệ thống giải pháp phát huy kết quả đạt được, khắc phục, giảm thiểu hạn chế, bất cập. Phần kết luận không nên kéo dài lê thê, nhưng cũng không quá ngắn, vẻn vẹn dăm ba dòng.

2.7. Kỹ năng biên soạn hệ thống bảng biểu số liệu trong báo cáo phân tích

(1) Trong một báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội, phần hệ thống bảng số liệu có vị trí hết sức quan trọng vì bản thân các bảng biểu này nếu được thiết kế khoa học thì tự nó cũng đã là một dạng phân tích. Bảng biểu thống kê là hình thức trình bày các tài liệu thống kê một cách có hệ thống, hợp lý và rõ ràng. Do vậy, bảng biểu trong phần hệ thống số liệu phải được trình bày đáp ứng các yêu cầu sau:

• Hợp chuẩn thống kê, theo ngôn ngữ thống kê và những quy định và trình bày nét liền, nét đứt; ký hiệu không có hiện tượng phát sinh hoặc có hiện tượng phát sinh nhưng không thu thập được số liệu và những quy định nghiệp vụ khác.
• Biểu không quá lớn, nhiều dòng, nhiều cột, nhiều trang.
• Chọn đơn vị tính phù hợp, đảm bảo số chữ số của mỗi số liệu đưa vào bảng gọn nhẹ, dễ đọc, dễ nhớ; cách làm tròn số, lấy số lẻ phải thống nhất.
• Trong mỗi biểu, đi kèm với số liệu phải ghi chú nguồn số liệu, khái niệm, phương pháp tính các số liệu đó để người sử dụng tra cứu khi cần thiết.

(2) Phần lời văn phân tích và phần hệ thống bảng biểu số liệu hợp thành một báo cáo phân tích thống kê hoàn chỉnh. Do vậy, bên cạnh việc nâng cao kỹ năng, kỹ xảo và tính chuyên nghiệp trong việc biên soạn từng phần cần bảo đảm tính kết nối giữa hai phần này trong mỗi báo cáo phân tích. Để thực hiện yêu cầu nêu trên cần chú ý một số vấn đề then chốt sau đây:

• Bảo đảm tính cân đối về mặt hình thức giữa hai phần, tức là độ dài tính bằng số trang giữa hai phần trong báo cáo phải có được sự cân đối cần thiết. Cân đối được dùng ở đây là không quá chênh lệch, chứ không có nghĩa là bằng nhau một cách tuyệt đối.
• Xét theo quy trình biên soạn thì phần hệ thống các bảng biểu số liệu được biên soạn trước vì đây là kết quả trực tiếp của khâu thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin. Phần lời văn phân tích biên soạn sau vì phân tích thống kê là phân tích dựa trên số liệu và bằng các số liệu, tức là phân tích trước hết và chủ yếu trên hệ thống các bảng biểu số liệu đã có. Tuy nhiên, khi sắp xếp một báo cáo thì phần lời văn phân tích đặt trước; tiếp đến là phần hệ thống các bảng biểu số liệu.
• Nội dung về động thái, thực trạng và xu hướng phát triển của tình hình kinh tế-xã hội mà hai phần báo cáo phản ánh phải bảo đảm tính thống nhất. Dung lượng số liệu sử dụng trong hai phần có thể nhiều ít khác nhau, tức là không phải tất cả các chỉ tiêu trong phần hệ thống các bảng biểu số liệu đều đưa vào phần lời văn phân tích và cũng không phải tất cả các số liệu sử dụng trong phần lời văn đều chỉ lấy từ phần hệ thống các bảng biểu số liệu. Tuy nhiên, có một vấn đề nguyên tắc là, những số liệu chủ yếu trong phần lời văn phải sử dụng từ phần hệ thống các bảng biểu số liệu và số liệu sử dụng trong hai phần trong mọi trường hợp đều phải bảo đảm tính thống nhất, không được mâu thuẫn, gạt bỏ, phủ định nhau.

2.8. Công bố, phổ biến báo cáo và tiếp nhận thông tin đánh giá của người sử dụng

(1) Trách nhiệm công bố, phổ biến thông tin thống kê Nhà nước nói chung và báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội nói riêng được quy định tại Điều 48, Luật Thống kê số 89/2015/QH13, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2016. Trước đó, ngày 04/6/2013, Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số 34/2013/QĐ-TTg ban hành Chính sách phổ biến thông tin thống kê Nhà nước; ngày 28/5/2014 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũng có Quyết định số 680/QĐ-BKHĐT ban hành Quy chế phổ biến thông tin thống kê của Tổng cục Thống kê. Đây là cơ sở pháp lý và cũng là nghĩa vụ, trách nhiệm đối với việc công bố, phổ biến kịp thời, đầy đủ và minh bạch báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội đã biên soạn.

(2) Việc biên soạn báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội rất công phu và tốn kém với mục đích cuối cùng là đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của các đối tượng sử dụng. Nếu báo cáo được công bố, phổ biến rộng rãi, bình đẳng tới nhiều đối tượng sử dụng thì hiệu quả biên soạn báo cáo sẽ được nâng cao; các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và quốc tế có thêm thông tin thống kê kinh tế-xã hội của cả nước và của các Bộ, ngành, địa phương để thống nhất sử dụng. Theo đó, thương hiệu báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội của chúng ta càng được củng cố, tăng cường. Vị thế của ngành Thống kê và người làm công tác thống kê tiếp tục được nâng lên.

(3) Việc công bố, phổ biến báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội một cách kịp thời, rộng rãi; đi đôi với việc tiến hành các cuộc điều tra nhu cầu thông tin thống kê và mức độ hài lòng của người dùng tin sẽ là cơ sở thu thập ý kiến phản hồi của người sử dụng báo cáo. Trên cơ sở đó, chúng ta có thể tiếp thu, phát huy mặt thành công, khắc phục những mặt hạn chế, bất cập. Đây là vấn đề vừa có ý nghĩa khoa học, vừa có ý nghĩa thực tiễn.

Khái quát lại, báo cáo thống kê phân tích tình hình kinh tế-xã hội là một trong những sản phẩm thông tin thống kê chủ yếu của hoạt động thống kê; hơn thế, còn là sản phẩm thông tin thống kê chất lượng cao, gắn liền với vai trò, vị thế của ngành Thống kê. Do vậy, phải tiếp tục phát huy hơn nữa vai trò, tác dụng và nâng cao số lượng, chất lượng của sản phẩm thông tin này bằng các biện pháp đồng bộ, thiết thực và hiệu quả. Trong hệ thống các giải pháp đề ra cần đặc biệt chú trọng đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao.

Tuy nhiên, việc nâng cao trình độ, kiến thức, tích luỹ kinh nghiệm không giống như “bước nhảy vượt qua hố sâu” và cũng không phải là việc “vừa dễ làm, vừa mau ăn”. Thiết lập một cơ quan, xây dựng một cơ sở sản xuất kinh doanh có thể chỉ mất 1- 2 năm, thậm chí chỉ cần 1- 2 tháng; nhưng muốn có được đội ngũ cán bộ, công chức, người lao động vận hành cơ quan đó, cơ sở sản xuất kinh doanh đó hiệu quả thì phải mất cả chục năm. Do vậy, để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thống kê nói chung và kỹ năng tiến hành một báo cáo phân tích thống kê nói riêng thì những người làm công tác thống kê phải không ngừng học tập, đào tạo, rèn luyện, cập nhật kiến thức khoa học và thực tiễn, trong đó lấy tự đào tạo làm phương hướng chủ đạo, giảng đường chỉ là biện pháp hỗ trợ cần thiết./.

TS. Trần Kim Đồng – Nguyên Vụ trưởng Vụ Thống kê Tổng hợp, Tổng cục Thống kê.